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Politique de confidentialité

Politique relative aux données à caractère personnel des clients / prospects
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1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

La présente politique est applicable au sein du groupe Ogic, acteur majeur de la promotion immobilière qui œuvre dans les secteurs du logement, de l’aménagement urbain, de l’immobilier d’entreprise ou encore de la réhabilitation et de la valorisation du patrimoine historique. La présente politique vise l’ensemble de vos données à caractère personnel qui seraient susceptibles d’être traitées par l’une ou l’autre des entités du groupe Ogic en votre qualité de client ou de prospect.

Pour mieux vous accompagner dans l’achat, l’investissement et le financement de vos projets immobiliers, nous sommes amenées à traiter vos données à caractère personnel. Nous sommes également amenées à traiter vos données afin de vous proposer des offres après que vous avez sollicité de notre part des informations sur celles-ci.

Ce que vous devez savoir pour mieux comprendre la présente politique :

  • les « clients » : désigne toute personne physique ou morale signataire d’un contrat avec une société du groupe Ogic au titre de l’acquisition d’un bien immobilier s’agissant d’un programme immobilier achevé ou non
  • les « prospects » : désigne toute personne physique ou morale qui aurait communiqué par elle-même ses coordonnées au groupe Ogic par le biais d’un formulaire de contact en ligne qu’elle aurait rempli afin d’obtenir des informations sur les programmes immobiliers ou dont les données à caractère personnel auraient été communiquées au groupe Ogic par le biais d’un des canaux d’acquisition de données (tracking, bannières publicitaires, achat de bases données, etc.)
  • le « responsable du traitement » : toute société du groupe Ogic agissant en qualité de responsable de traitement, c’est-à-dire déterminant les moyens et les finalités d’un traitement de données à caractère personnel
  • le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour notre compte
  • les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de notre part. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien nos salariés que des sociétés du groupe Ogic, à l’exclusion de tout autre destinataire extérieur

Le RGPD, en son article 12, impose que vous soyez informés de vos droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle nous sommes tenus en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et obligations dont vous disposez, en votre qualité de client ou prospect, au regard du traitement de vos données à caractère personnel.

3. Portée

Nous mettons tout en œuvre pour que vos données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Autrement dit, cela signifie que cette politique ne vise pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance que nous avons fixées (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de vos données à caractère personnel peut être géré directement par nous ou par le biais de l’un de nos sous-traitants que nous aurons spécifiquement désigné.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous en votre qualité de client ou prospect, notamment les contrats ou conditions générales de notre site internet.

4. Les données des clients

4.1. Type de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage)
  • Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletters et d’emails, courriers ou SMS relatifs au suivi d’une offre immobilière
  • Vie personnelle (données relatives à la situation matrimoniale et patrimoniale ainsi qu’à la vie familiale, coordonnées du conjoint)
  • Vie professionnelle (situation professionnelle, secteur d’activité, nom de l’employeur)
  • Données relatives aux revenus, au financement et au régime fiscal
  • Données bancaires
Données techniques (selon les cas d’usage)
  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs et token notamment)
  • Données d’acceptation (clic)
  • Données de localisation
Données non techniques
(selon les cas d’usage)
  • Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletters et d’emails, courriers ou SMS relatifs au suivi d’une offre immobilière
  • Vie personnelle (données relatives à la situation matrimoniale et patrimoniale ainsi qu’à la vie familiale, coordonnées du conjoint)
  • Vie professionnelle (situation professionnelle, secteur d’activité, nom de l’employeur)
  • Données relatives aux revenus, au financement et au régime fiscal
  • Données bancaires
Données techniques
(selon les cas d’usage)
  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs et token notamment)
  • Données d’acceptation (clic)
  • Données de localisation

4.2. Origine des données

Nous collectons les données de nos clients à partir :

  • des informations qu’ils nous communiquent directement
  • des fiches ou formulaires électroniques qu’ils remplissent
  • des inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (formulaire de contact notamment)

4.3. Finalités

Vous voulez en savoir plus sur les finalités et bases légales du traitement de vos données ? Nous vous expliquons. Les objectifs du traitement de vos données sont les suivants :

  • gestion de la relation clients (GRC)
  • community management
  • service client
  • gestion des comptes utilisateurs
  • souscription à des services
  • dématérialisation du contrat de réservation
  • organisation d’évènements
  • propositions et informations sur les programmes immobiliers du Groupe
  • gestion des demandes de désinscription, réinscription et de désabonnement
  • gestion des signalements de comportements contraires aux présentes
  • gestion des opt-in et des newsletters
  • conservation des données relatives aux obligations légales de sécurité
  • amélioration des services et enquêtes de satisfaction
  • statistiques

4.4. Bases légales

Les finalités précitées reposent sur les bases légales suivantes :

  • le respect d’une obligation légale (exemple : conservation des données client pendant 10 ans en matière de garantie décennale)
  • l’exécution d’un contrat (exemple : exécution du contrat de réservation préliminaire à la vente en état futur d’achèvement conclu entre vous et nous)
  • le consentement (exemple : opération de co-promotion immobilière relative à un programme immobilier spécifique)
  • l’intérêt légitime pour toutes les opérations qui ne relèveraient pas des fondements précités

4.5. Durées de conservation

Soyez assurés que nous conservons vos données pour une période strictement nécessaire. À ce titre, nous définissions, la durée de conservation de vos données au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement Durée de conservation
Données relatives aux clients Pendant 10 ans à compter de la livraison effective du bien en vertu de la garantie décennale
Données bancaires Supprimées dès le dernier paiement effectué, sauf votre accord exprès.
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
Lutte contre le blanchiment 5 ans à compter de la collecte des données relatives à l’origine des fonds
Cookies 13 mois
Données techniques 1 an à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, vos données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Nous vous rappelons que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

5. Les données des prospects

5.1. Type de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage)
  • Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletters et d’emails, courriers ou SMS relatifs au suivi d’une offre immobilière.
Données techniques (selon les cas d’usage)
  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs et token notamment)
  • Données d’acceptation (clic)
  • Données de localisation
Données non techniques
(selon les cas d’usage)
  • Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletters et d’emails, courriers ou SMS relatifs au suivi d’une offre immobilière.
Données techniques
(selon les cas d’usage)
  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs et token notamment)
  • Données d’acceptation (clic)
  • Données de localisation

5.2. Origine des données

Nous collectons les données de nos prospects à partir :

  • des fiches ou formulaires électroniques qu’ils remplissent en ligne
  • des inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (formulaire de contact notamment)
  • listes communiquées par des entreprises spécialisées ou via nos partenaires commerciaux, auquel cas nous prenons le plus grand soin à nous assurer de la qualité des données qui nous sont communiquées

5.3. Finalités

Vous voulez en savoir plus sur les finalités et bases légales du traitement de vos données ? Nous vous expliquons. Les objectifs du traitement de vos données sont les suivants :

  • gestion de la relation prospect (GRP)
  • community management
  • souscription à des services
  • gestion des demandes de désinscription, réinscription et de désabonnement
  • gestion des signalements de comportements contraires aux présentes
  • gestion des opt-in et des newsletters
  • propositions et informations sur les programmes immobiliers du Groupe
  • conservation des données relatives aux obligations légales de sécurité
  • analyse comportementale et ciblage
  • ciblage publicitaire et segmentation
  • acquisition d’audience
  • modération de commentaires sur les réseaux sociaux 
  • gestion de l’application mobile
  • statistiques

5.4. Bases légales

Les finalités précitées reposent sur les bases légales suivantes :

  • l’exécution de mesures précontractuelles (exemple : mesures préalables à la conclusion d’un contrat de vente en état futur d’achèvement)
  • le consentement (exemple : opération de co-promotion immobilière relative à un programme immobilier spécifique ou acquisition de données de prospects en ligne) 
  • l’intérêt légitime pour toutes les opérations qui ne relèveraient pas des fondements précités

5.5. Durée de conservation

Soyez assurés que nous conservons vos données pour une période strictement nécessaire. À ce titre, nous définissions, la durée de conservation de vos données au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement Durée de conservation
Données relatives aux prospects 3 ans à compter de leur collecte par nous ou du dernier contact émanant du prospect
Cookies 13 mois
Données techniques 1 an à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, vos données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Nous vous rappelons que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

6. Destinataires de vos données – Habilitation et traçabilité

Vos données peuvent être communiquées à des destinataires internes ou externes habilités, et nous veillons avec beaucoup d’attention à encadrer cet accès.

On vous explique :

Destinataires internes Destinataires externes
  • le personnel habilité du service marketing, du service de la régie publicitaire, de la diffusion, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, service informatique ainsi que leurs responsables hiérarchiques
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (services chargés des procédures internes du contrôle, etc.)
  • les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales du groupe Ogic à qui les données sont susceptibles d’être communiquées
  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission

Les destinataires de vos données à caractère personnel au sein de notre entité sont soumis à une obligation de confidentialité.

Nous décidons quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à vos données à caractère personnel font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, vos données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

7. Gestion de vos droits

7.1. Droit de confirmation et droit d’accès

Parce que le traitement de vos données ne signifie pas que vous en perdez la maîtrise, le RGPD vous garantit des droits. Vous disposez notamment du droit de nous demander confirmation que des données vous concernant sont ou non traitées.

Vous disposez également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de vous-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour
  • vous formulez la demande par écrit à l’adresse suivante : 58 Avenue Édouard Vaillant, 92100 Boulogne-Billancourt ou à l’adresse e-mail marketing@ogic.fr.

Vous avez le droit de demander une copie de vos données à caractère personnel que nous traitons. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, nous pourrons exiger que vous en assumiez le coût financier.

Si vous présentez votre demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Nous vous informons que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Vous ne devez pas exercer votre droit d’accès de manière abusive c’est-à-dire de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

7.2. Mise à jour – Actualisation et rectification

Nous satisfaisons toujours aux demandes de mise à jour :

  • automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour
  • sur demande écrite émanant de vous-même qui justifiez de votre identité à l’adresse e-mail suivante : marketing@ogic.fr.

7.3. Droit à l’effacement

Vous bénéficiez d’un droit à l’effacement qui ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, vous pourrez demander l’effacement de vos données dans les cas limitatifs suivants :

  • vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière
  • vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement
  • vous vous opposez à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement
  • vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par vous relativement à vos propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

7.4. Droit À la limitation

Vous êtes informés de ce que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement que nous réalisons est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées à votre sujet sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

7.5. Droit à la portabilité

Nous faisons droit à la portabilité de vos données dans le cas particulier des données communiqués par vous-même, sur des services en ligne que nous proposons et pour les finalités reposant sur votre seul consentement. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

7.6. Décision individuelle automatisée

Nous n’avons recours à aucune décision individuelle automatisée.

7.7. Droit post mortem

Vous avez dès à présent la possibilité de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de vos droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse marketing@ogic.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante marketing@ogic.fr, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

8. Dispositions complémentaires

8.1. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses sera signifié par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, nous prenons soin de vous expliquer les conséquences d’une absence de réponse.

8.2. Droit d’usage

Vous nous conférez un droit d’usage et de traitement de vos données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit de notre travail de traitement et d’analyse, autrement appelées les données enrichies, demeurent notre propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

8.3. Sous-traitance

Nous vous informons que nous pourrons faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel.

Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Nous nous engageons à signer avec tous nos sous-traitants un contrat écrit et imposons aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données. De plus, nous nous réservons le droit de procéder à un audit auprès de nos sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

8.4. Responsabilité conjointe

Nous vous informons que dans le cadre des opérations de co-promotion que nous organisons avec certains de nos partenaires, le traitement de vos données fera l’objet d’une responsabilité conjointe.

Dans une telle hypothèse, vos données peuvent être amenées à figurer dans nos bases de données client ou de notre partenaire agissant en qualité de responsable conjoint du traitement de données.

Nous nous engageons à signer avec notre partenaire et co-responsable de traitement un contrat écrit précisant les obligations réciproques de chacun et la répartition des responsabilités qui gouvernent nos relations contractuelles avec ce dernier.

Nous nous engageons à mettre à votre disposition les grandes lignes de ce contrat et à vous les communiquer à moindre demande.

8.5. Registre des traitements

En tant que responsable du traitement, nous tiendrons à jour un registre des activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements que nous mettons en œuvre en tant que responsable du traitement.

9. Sécurité

9.1. Mesures de sécurités

Parce que la sécurité de vos données est l’une de nos priorité, nous définissons et de mettons en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • gestion des habilitations pour l’accès aux données
  • mesures de sauvegarde interne
  • processus d’identification
  • conduite d’audits de sécurité
  • l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information
  • l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité

9.2. Violation de données

En cas de violation de vos données à caractère personnel, nous nous engageons à le notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation vous expose à un risque élevé et que les données n’ont pas été protégées, nous :

  • en aviserons les clients et prospects concernés
  • communiquerons aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires

10. Contacts

10.1. REFERENT RGPD

Les coordonnées du référent RGPD sont les suivantes :

  • Adresse e-mail : marketing@ogic.fr,

Si vous souhaitez obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il vous sera possible de saisir le référent qui vous donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, vous pourrez le saisir.

10.2. Droit d’introduire une réclamation auprès de la cnil

Si vous êtes concernés par le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si vous estimez que le traitement vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

11. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à votre connaissance par tout moyen que nous définissons, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

12. Pour plus d'informations

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.

Dernière mise à jour : 8 novembre 2018

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